Microsoft 365 i Google Workspace

Mejl je jedina stvar u firmi koja ne sme da stane. Kad mejl ne radi, ne stižu porudžbine, ne idu fakture i klijenti misle da ste ih ignorisali.

Prebacujemo firme sa lokalnih mejl servera i hosting adresa na Microsoft 365 ili Google Workspace. Migracija se radi vikendom, a u ponedeljak svi rade normalno i niko ne primeti da se nešto desilo.

Šta dobijate prelaskom

Mejl koji radi odasvud. Sa računara, telefona i iz pregledača, sa istim sadržajem na sva tri mesta.

Adresu na svom domenu. Ime na vašoj firmi, ne na besplatnom servisu. To je sitnica koja utiče na to kako vas kupci vide.

Deljene kalendare. Da se vidi ko je gde i da se sastanak zakaže bez pet poruka.

Fajlove na jednom mestu. Bez verzija po nazivima kao konacna-verzija-2-ispravljeno.

Prostor koji ne ističe. Više nema poruke da je sanduče puno usred radnog dana.

Ozbiljnu zaštitu od neželjene pošte. Ovo je razlika koju ljudi primete prvog dana.

Koji sistem uzeti

Cene su se izjednačile sredinom 2026. i više nisu argument. Ono što odlučuje je kako vaši ljudi rade.

Microsoft 365 je logičan izbor ako radite sa Excel tabelama koje izlaze iz knjigovodstvenog ili poslovnog programa, ako su ljudi navikli na Outlook, ili ako imate Windows server i domen. Kod nas je to najčešći slučaj.

Google Workspace je bolji ako je firma mlađa i svi su ionako navikli na Gmail, ako radite uglavnom u pregledaču, ili ako imate mešavinu Windows i Mac računara.

Ne guramo ni jedno ni drugo. Pogledamo šta ljudi u firmi već rade svakog dana, pa preporučimo ono što pravi manje zbrke.

Detaljnije poređenje, sa cenama i primerima, napisali smo u zasebnom tekstu.

Kako izgleda migracija

Popis. Koliko adresa postoji, koliko pošte ima, ko koristi šta i sa kojih uređaja. Ovde se često otkriju adrese za koje niko nije znao da još rade.

Priprema. Otvaramo nalog, podešavamo domen i pravimo adrese pre nego što bilo šta dirnemo. Stari sistem i dalje radi.

Prenos. Prebacujemo poštu, kontakte i kalendare. Cela istorija, ne samo ono što stigne posle prelaska.

Prebacivanje. Menjaju se DNS zapisi i pošta počinje da stiže na novo mesto. Ovo radimo vikendom ili uveče.

Podešavanje uređaja. Telefoni, računari, štampači koji šalju skenirano na mejl. Ako ovo neko preskoči, ljudi u ponedeljak ne mogu da rade.

Provera. Ostajemo na vezi prvih nekoliko dana, jer se sitnice uvek pojave.

Za firmu od petnaest ljudi ceo posao traje jedan vikend, uz pripremu tokom nedelje.

Šta se najčešće pogreši

Prebaci se samo nova pošta. Ljudi ostanu bez arhive i to primete za dva meseca, kad im zatreba ugovor od pre godinu dana.

Zaborave se štampači i aplikacije. Skener koji šalje na mejl i knjigovodstveni program koji šalje fakture takođe imaju podešene naloge. Kad se to preskoči, prestanu da rade a niko ne poveže zašto. Isto važi i za sertifikate vezane za portale.

Pogrešni DNS zapisi. Ako se pogreše, pošta staje ili odlazi u neželjenu. Zato se ovo ne radi u utorak popodne.

Svima se uzme isti paket. Nema smisla plaćati puni paket radniku koji otvori mejl jednom nedeljno. Kombinovanjem paketa se račun ume smanjiti za trećinu.

Ne uključi se dvofaktorska prijava. Poslovni mejl je najčešća meta. Dvofaktorska prijava je besplatna, uključuje se za deset minuta i sprečava veliku većinu upada.

Bekap nije uključen, iako mislite da jeste

Ovo iznenadi skoro svakoga.

Ni Microsoft ni Google ne prave bekap vaših podataka u smislu u kom vi to podrazumevate. Oni održavaju sistem, ali ako neko obriše poštu ili fajlove i to se primeti posle nekoliko meseci, nema odakle da se vrati.

Isto važi i ako nalog bude probijen pa napadač obriše sadržaj.

Bekap se plaća posebno i preporučujemo ga u oba slučaja. Postavljamo ga i održavamo, a detaljnije o tome pišemo na stranici o bekapu i zaštiti.

Licence i naplata

Licence možete kupiti sami ili preko nas. Ako idu preko nas, dobijate jedan račun i jednog sagovornika kad nešto zatreba.

Za klijente na ugovoru, administracija naloga je uključena. To znači da kad zaposlite ili otpustite nekoga, javite nam i mi to rešimo, uključujući prenos pošte i gašenje pristupa.

To poslednje je važnije nego što zvuči. Nalozi bivših zaposlenih koji ostanu aktivni su čest i potpuno nepotreban rizik.

Ako već koristite jedan od njih

Radimo i sređivanje postojećih naloga. Najčešće nalazimo iste stvari: nema dvofaktorske prijave, plaća se više licenci nego što ima ljudi, nema bekapa, a prava pristupa deljenim fajlovima su podešena tako da svako vidi sve.

Pregled je besplatan i dobijate spisak onoga što bi trebalo srediti, bez obaveze da to radimo mi.