Bekap za malu firmu: šta vam stvarno treba
Svaka firma sa kojom smo počeli saradnju imala je bekap. Bar su tako mislili.
Kod skoro polovine se ispostavilo da ga zapravo nema. Program je javljao da je sve u redu, ikonica je bila zelena, a kad smo pokušali da vratimo fajl, tamo nije bilo ničega upotrebljivog.
Zato ovaj tekst ne počinje spiskom proizvoda. Počinje pitanjem koje treba da postavite sebi danas.
Kada je neko poslednji put nešto vratio iz bekapa
Ne kada je bekap poslednji put napravljen, nego kada je poslednji put vraćen.
Ako je odgovor nikad, onda ne znate da li imate bekap. Znate da imate program koji tako tvrdi.
Ovo je jedini test koji vredi. Uzmite nasumičan fajl, obrišite ga i vratite iz kopije. Ako to ne uspe za petnaest minuta, imate problem koji još ne znate da imate.
Kod klijenata to radimo povremeno, bez najave, i otud znamo koliko je često loše.
Tri stvari koje bekap mora da ima
Struka to zove pravilom tri, dva, jedan, i zvuči komplikovanije nego što jeste.
Tri kopije podataka. Original i dve kopije. Ne jedna, jer jedna kopija plus original znači da jedan kvar ostavlja jedan primerak, a jedan primerak nije rezerva.
Dva različita mesta čuvanja. Ne obe kopije na istom serveru i ne obe na spoljnim diskovima u istoj fioci.
Jedna kopija van prostorija. Ovo je deo koji se najčešće preskoči, a jedini štiti od požara, poplave i krađe. Ako sve kopije stoje u istoj sobi, jedan loš dan briše sve.
Za malu firmu to praktično znači: podaci na serveru ili računarima, kopija na uređaju u firmi, i još jedna kopija u cloudu.
Kopija fajlova ili slika sistema
Ovo je odluka koja pravi najveću razliku u trenutku kvara, a ljudi je retko donose svesno.
Kopija fajlova čuva dokumente, tabele, slike. Kad crkne disk, kupite novi, instalirate Windows, pa sve programe, pa sve podesite, pa vratite dokumente. To je dan posla po računaru, ponekad i više ako ne znate lozinke za programe.
Slika sistema čuva ceo računar, sa sistemom, programima i podešavanjima. Kad crkne disk, ubacite novi i vratite sliku. Za sat vremena čovek radi kao da se ništa nije desilo.
Razlika u ceni je mala. Razlika u danu kvara je ogromna.
Kod klijenata radimo punu sliku jednom nedeljno ili mesečno, a inkrementalne kopije na svaka dva do tri dana. Inkrementalna kopija čuva samo ono što se promenilo, pa je brza i ne opterećuje mrežu. U najgorem slučaju gubi se rad od dva dana, a ne od mesec dana.
Gde da stoji kopija
Spoljni disk. Najjeftinije i za mikro firmu sasvim u redu, ali samo ako se disk posle kopiranja fizički odvoji. Disk koji stalno visi na računaru biva zaključan zajedno sa svim ostalim kad uđe ransomware. To je najčešća greška koju viđamo.
NAS uređaj u firmi. Mali sistem sa nekoliko diskova čiji je posao da drži kopije svih računara i servera. Brz je, prostor se lako proširuje, podaci ostaju kod vas. Za firmu od desetak ljudi ovo je obično najbolji odnos cene i koristi.
Šta se lako zaboravi da se bekapuje
Ovo je spisak stvari koje su nedostajale kod firmi koje su mislile da imaju sve.
Baza knjigovodstvenog ili poslovnog programa. Bekapuju se dokumenti, a baza sedi negde drugde i nije obuhvaćena. Otkrije se onog dana kad zatreba.
Poslovna pošta. Ako mislite da je Microsoft 365 ili Google Workspace čuva umesto vas, ne čuva. Oni održavaju sistem, ali ako neko obriše poštu i to se primeti posle nekoliko meseci, nema odakle da se vrati.
Cloud. Kopija van zgrade. Sporija je za vraćanje velikih količina, ali je jedina zaštita od nesreće koja pogodi ceo prostor. Plaća se mesečno, po količini podataka.
Najveći deo firmi kombinuje NAS i cloud. Prvo za brzo vraćanje, drugo za najgori slučaj.
Fajlovi na računarima ljudi. Deljeni folder se bekapuje, a pola firme drži radne verzije na svom desktopu.
Podešavanja i lozinke. Licence programa, pristupi portalima, podešavanja mreže. Nisu fajlovi, ali se bez njih ne vraća sistem u rad.
Koliko to košta
Manje nego što mislite, i mnogo manje od jednog dana zastoja.
Za firmu od desetak računara, uređaj u firmi je jednokratan trošak reda cene jednog boljeg laptopa. Cloud prostor i licence za softver idu mesečno i računaju se po računaru, a cifra je uporediva sa jednom kafom po zaposlenom.
Uporedite to sa danom u kom niko ne radi, a to je scenario koji smo videli više puta nego što bismo želeli.
Tri stvari za ovu nedelju
Ako ništa drugo:
- Pitajte ko je i kada poslednji put vratio fajl iz bekapa. Ako niko, uradite to danas.
- Proverite da li je bar jedna kopija van prostorija ili na disku koji se odvaja.
- Proverite da li je baza poslovnog programa stvarno obuhvaćena, ne samo dokumenti.
Postavljamo i održavamo bekap za firme u Beogradu i okolini, uz povremenu proveru vraćanjem. Ako niste sigurni u kakvom je stanju vaš, pozovite nas, provera je besplatna.